Tips dan Cara Balas Chat Customer agar Closing dan Repeat Order!

Bagi pebisnis online, chat dari customer adalah jantung komunikasi. Cara kamu membalas pesan bisa menentukan apakah mereka merasa nyaman, puas, bahkan akhirnya jadi pelanggan loyal. 

Sebaliknya, balasan yang kurang ramah atau tidak jelas bisa membuat mereka ragu untuk membeli.

Maka dari itu, penting untuk memahami cara balas chat customer yang baik. 

Tidak hanya sekadar menjawab pertanyaan, tapi juga bagaimana menciptakan interaksi yang membangun hubungan baik sekaligus mendorong penjualan.

Tips dan Cara Balas Chat Customer yang Efektif

Chat di WhatsApp atau platform lain adalah kontak pertama yang sering kali menentukan kesan pelanggan terhadap bisnismu. 

Balasan yang cepat, jelas, dan ramah bisa memberi kesan bahwa bisnismu profesional dan bisa dipercaya. 

Sementara itu, jika chat dibiarkan terlalu lama atau jawabannya berbelit, pelanggan bisa kabur ke toko lain.

Dengan gaya bahasa yang tepat, kamu bisa membuat pelanggan merasa dihargai, diperhatikan, dan yakin untuk membeli. Nah simak tips membalas pesan pelanggan di bawah ini, yuk!

1. Gunakan Emoji dengan Bijak

Emoji bisa memberi kesan ramah dan hangat, apalagi di chat yang terasa kaku kalau hanya teks. 

Tapi jangan sampai berlebihan, karena bisa membuat pesan terlihat kurang profesional. Pilih emoji yang relevan dengan konteks, misalnya 😊 untuk menyapa atau ✅ untuk konfirmasi.

2. Jangan Biarkan Chat Mengambang

Saat pelanggan bertanya, pastikan selalu ada tindak lanjut atau penutup yang jelas di akhir percakapan. 

Jangan hanya menjawab pertanyaan tanpa arah, karena pelanggan bisa bingung apa langkah berikutnya. 

Misalnya tambahkan kalimat seperti “Silakan konfirmasi kalau sudah transfer ya, Kak” agar pelanggan tahu apa yang harus dilakukan setelahnya.

3. Sesuaikan Gaya Bahasa dengan Audiens

Penting untuk menyesuaikan cara bicara dengan siapa pelangganmu. Kalau targetnya anak muda, bahasa santai dengan sedikit emoji bisa membuat mereka lebih nyaman. 

Tapi kalau targetnya perusahaan atau orang yang lebih formal, gunakan bahasa profesional agar terlihat kredibel.

4. Berikan Value Tambahan di Setiap Chat

Balasan yang hanya menjawab pertanyaan terasa kering dan kurang menarik. Cobalah sisipkan informasi tambahan yang bermanfaat, misalnya tips cara menggunakan produk, rekomendasi varian lain, atau info promo terbaru. 

Dengan begitu, pelanggan tidak hanya mendapat jawaban tapi juga merasa lebih diperhatikan.

5. Jaga Konsistensi Balasan

Kalau chat yang masuk sudah banyak, biasanya balasan jadi tidak konsisten, ada yang terlalu singkat, ada yang panjang sekali. 

Untuk mengatasinya, gunakan template pesan agar setiap balasan tetap seragam dan profesional. 

Namun pastikan tetap fleksibel dengan menambahkan sentuhan personal sesuai kebutuhan pelanggan.

Contoh Kata-Kata Balas Chat Customer

• Bisnis makanan: “Halo, Kak! Terima kasih sudah mampir 😊 Untuk menu hari ini ada ayam geprek, nasi goreng, dan mie pedas. Mau coba pesan yang mana dulu nih?”

• Bisnis jasa: “Hai, Kak! Terima kasih sudah menghubungi kami 🙏 Untuk jasa cleaning rumah, kami punya paket harian dan bulanan. Mau saya kirimkan detail harganya?”

• Bisnis fashion: “Kak, dress yang Kakak tanyakan masih tersedia nih di ukuran M dan L. Kalau pesan sekarang, bisa langsung kami kirim hari ini. Mau lanjut order?”

QuickOrder Keyboard, Solusi Balas Chat Cepat untuk Bisnis

Mengelola banyak chat customer sering kali bikin kewalahan, apalagi kalau pesan yang masuk puluhan setiap hari. 

Untungnya, sekarang ada QuickOrder Keyboard, aplikasi keyboard khusus pebisnis online yang bikin balas chat jadi lebih cepat dan rapi.

Dengan fitur template balasan cepat, kamu bisa langsung kirim pesan yang konsisten tanpa harus ketik ulang. 

Ada juga form order otomatis biar pelanggan bisa isi data pesanan langsung lewat chat. 

Ditambah lagi, ada cek ongkir instan dan invoice otomatis yang bisa dikirim langsung di WhatsApp.

Buat pebisnis kecil maupun besar, QuickOrder Keyboard bisa jadi senjata utama untuk menjaga kualitas komunikasi dengan pelanggan.

Coba QuickOrder Keyboard gratis 3 bulan di QuickOrder.ai dan rasakan mudahnya membalas chat customer dengan cepat, profesional, dan tetap personal.