Kata-Kata Follow Up Pelanggan: Teknik, Tips, dan Contoh

Banyak penjual online yang sudah punya calon pembeli, tapi akhirnya transaksi batal hanya karena tidak melakukan follow up. 

Padahal, dengan kata-kata follow up pelanggan yang tepat, kamu bisa memperbesar peluang closing.

Entah itu untuk bisnis makanan, jasa, fashion, atau produk digital, teknik follow up yang benar bisa membuat calon customer merasa diperhatikan dan akhirnya memutuskan untuk membeli.

Masih bingung bagaimana cara follow up pelanggan yang efektif agar cepat closing? Yuk, simak pembahasannya di bawah!

Teknik Follow Up Customer yang Efektif

Follow up bukan sekadar mengingatkan pelanggan soal produk, tapi juga membangun kepercayaan dan hubungan yang baik. 

Pelanggan kadang menunda membeli bukan karena tidak tertarik, tapi karena belum sempat, lupa, atau masih ingin mempertimbangkan. 

Dengan cara follow up pelanggan yang sopan dan tepat waktu, kamu bisa membantu mereka mengambil keputusan.

Berikut beberapa tips teknik follow up customer yang tepat.

1. Gunakan Nada Bahasa yang Ramah dan Personal

Sebaiknya, gunakan sapaan nama dan bahasa yang santai namun sopan. Hindari kesan terlalu kaku atau formal, karena ini bisa membuat pelanggan merasa jauh. 

Nada yang personal membuat mereka merasa dihargai dan lebih nyaman untuk membalas pesan kamu.

2. Beri Informasi Tambahan atau Penawaran Menarik

Kadang pelanggan hanya butuh dorongan kecil untuk memutuskan membeli. Informasi seperti promo terbatas, stok yang menipis, atau bonus pembelian bisa menjadi alasan mereka segera memesan.

Kamu bisa memulai kembali diskusi dengan menginfokan adanya tawaran khusus. Tapi, pastikan penawaran relevan dengan kebutuhan mereka.

3. Follow Up di Waktu yang Tepat

Pemilihan waktu follow up sangat mempengaruhi respons. Untuk produk seperti makanan atau barang cepat habis, follow up 1–2 hari setelah percakapan awal sudah cukup. 

Sementara untuk produk bernilai besar atau jasa, beri jeda beberapa hari agar pelanggan punya waktu mempertimbangkan.

Lalu, usahakan juga untuk mengirim pesan follow up di waktu yang sopan. Mengirim pesan di tengah malam atau terus menghubungi pelanggan tanpa menghargai waktunya tentu akan menganggu.

4. Gunakan Pertanyaan untuk Memancing Respons

Pertanyaan terbuka bisa membuat pelanggan lebih mudah merespons dibanding pertanyaan yang jawabannya hanya “ya” atau “tidak”. 

Contohnya, “Mau dikirim besok atau lusa, Kak?” atau “Pilih rasa cokelat atau keju, Kak?” Teknik ini membantu percakapan mengalir dan mendekatkan ke proses closing.

Lalu, usahakan untuk selalu bertanya kembali ketika menjawab pesan dari pelanggan. Pesan yang interaktif akan membuat pelanggan lebih diperhatikan dan bisa membantu mendorong closing.

5. Pastikan Follow Up Sampai Closing

Jarang sekali pelanggan langsung memutuskan di follow up pertama. Apalagi bila produk atau jasa yang dijual punya harga yang tinggi atau perlu pertimbangan khusus.

Lakukan 2–3 kali follow up dengan selang waktu yang tepat. Pastikan di setiap follow up kamu memberikan informasi atau penawaran baru, bukan sekadar mengulang pesan lama.

Kesalahan yang Sering Dilakukan Saat Follow Up

Beberapa kesalahan yang sering dilakukan saat follow up ini perlu kamu perhatikan. Dengan demikian, response rate dari pelanggan bisa lebih tinggi setelah kamu mengirim pesan follow up.

1. Terlalu Sering Mengirim Pesan

Salah satu kesalahan umum adalah terlalu sering follow up pelanggan dalam waktu singkat.

Bukannya merasa diperhatikan, ini bisa bikin pelangganmu merasa terganggu dan akhirnya mengabaikan pesan. 

Idealnya, beri jeda waktu yang cukup di antara follow up agar mereka punya kesempatan untuk mempertimbangkan tawaranmu.

2. Menggunakan Nada yang Terlalu Memaksa

Nada yang memaksa seperti “kapan jadi beli?” atau “kalau tidak sekarang, tidak bisa lagi” bisa membuat calon pembeli kamu mundur. 

Pelanggan biasanya lebih suka pendekatan yang ramah dan informatif dibanding tekanan. Kalau terlalu agresif dan memaksa, follow up malah memberi kesan negatif pada brand atau bisnis kamu.

3. Tidak Memberikan Value Baru

Mengirim pesan follow up yang sama berulang kali membuat pelanggan bosan dan tidak tertarik untuk merespons. 

Setiap follow up sebaiknya membawa informasi baru, seperti promo, stok terbatas, atau manfaat tambahan dari produk. Dengan begitu, pelanggan merasa ada alasan untuk menanggapi pesanmu.

Contoh Kata-Kata Follow Up Pelanggan

 Berikut beberapa contoh kata-kata follow up pelanggan yang bisa kamu pakai. Tinggal kamu sesuaikan dengan bisnismu.

1. Bisnis Makanan

“Halo Kak [Nama], mau mengingatkan kalau pre-order brownies kita tutup jam 7 malam ini. Masih mau pesan 1 loyang untuk besok?”

“Hai Kak, minggu lalu sempat tanya tentang ayam bakar madu kami. Hari ini lagi promo beli 2 gratis 1. Mau saya simpanin stoknya?”

2. Jasa Fotografi

“Halo Kak [Nama], terima kasih sudah tanya paket foto wisuda kemarin. Bulan ini slot tinggal 3 lagi. Mau saya bookingkan dulu?”

“Hai Kak, kami ada bonus cetak 3 foto ukuran 20x30 untuk booking minggu ini. Mau ambil paket yang kemarin Kak lihat?”

3. Fashion / Aksesoris

“Halo Kak, dress warna navy yang Kak minati stoknya tinggal 1 ukuran M. Kalau berminat, bisa saya simpan sampai besok.”

“Hai Kak, minggu ini ada free ongkir untuk pembelian minimal 2 item. Mau sekalian ambil tas yang kemarin Kak tanyakan?”

4. Produk Digital / Kursus Online

“Halo Kak, kursus desain grafis online yang Kak minati sedang diskon 40% sampai Jumat. Mau saya kirimkan link pendaftarannya?”

“Hai Kak, minggu ini pendaftaran webinar kita ditutup. Masih berminat ikut sesi yang kemarin Kak tanya?

Biar Follow Up Lebih Cepat dan Rapi, Pakai QuickOrder Keyboard!

Kalau sering melakukan follow up, pasti repot kalau harus ketik ulang pesan satu-satu. Dengan QuickOrder Keyboard, kamu bisa menyimpan semua template kata-kata follow up langsung di keyboard WhatsApp. 

Tinggal pilih, klik, kirim, tanpa harus repot copy-paste! Aplikasi juga sudah lengkap dengan fitur cek ongkir otomatis, form order, dan invoice langsung dari chat. Bikin kamu makin praktis menjalankan bisnis online!

Coba gratis QuickOrder Keyboard selama 3 bulan di QuickOrder.ai dan buat proses follow up jadi cepat, rapi, dan minim terlewat!